MYOB: Tahapan Proses Impor Data

Untuk melakukan impor data ke dalam file data MYOB, anda harus melakukannya dalam tahapan yang sesuai dan mempersiapkan file data sesuai dengan struktur data yang akan di impor.
Data yang harus diimpor pertama kali adalah data Daftar Perkiraan (CoA), karena beberapa data dasar bergantung pada keberadaan data CoA ini untuk menjalani proses impor.

Sebelum melakukan proses impor, anda sebaiknya menghapus perkiraan-perkiraan yang ada pada daftar standar, sehingga daftar perkiraan yang diimpor tidak akan bercampur dengan perkiraan standar yang telah ada. Untuk menghapus beberapa perkiraan tertentu (yang memiliki link account) anda harus menghilangkan link account yang ada.
Menghilangkan Link Account
• Langkah pertama adalah dengan membuat 2 (dua) perkiraan baru pada nomor perkiraan yang tidak terpakai pada Daftar Perkiraan yang akan diimpor (Mis. 1-9998 dan 1-9999), pilih tipe ‘Detail Cheque Account’ untuk memberi cheque privilege pada nomor perkiraan tersebut.
•
• Berikutnya Buka ‘Link Account : Account and Banking Account’, melalui menu Setup > Link Accounts > Account and Banking Account.
•
• Ubah Link Account seperti gambar di atas.
•
• Buka Link Account lainnya (Sales Account/ Purchases Account), dan ubah Link Account–nya ke perkiraan yang telah anda buat (mis. 1-9999).
•
• Buka Link Account terakhir pada daftar pajak dan ubah (dijelaskan pada Manual Implementasi selanjutnya).
Sekarang Daftar Perkiraan baru anda telah siap untuk di impor.
Follow up:

Mengimpor Data Perkiraan
• Gunakan menu File > Import Data > Account, dan anda akan mendapatkan layar Import Accounts, tentukan pilihan seperti pada contoh di bawah ini.
•
•
• Tekan tombol ‘continue’ dan anda akan mendapat layar Import Data, seperti di bawah ini, pasangkan masing-masing field, pada daftar Import Field dan daftar MYOB Premier Field.
•
•
• Tekan Tombol ‘Import’, dan data Daftar Perkiraan anda telah masuk ke File Data MYOB.
•
• Ubah Link Account kembali ke nomor perkiraan yang sesuai (dibahas kemudian).

Mengimpor Data Karyawan
Dalam melakukan impor data karyawan, hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu adalah daftar filter, yang digunakan dalam daftar karyawan yang akan diimpor. Misalnya : filter yang akan digunakan adalah Departemen, Grup Penjualan dan Wilayah Pemasaran.

Pertama buat nama ketiga filter tersebut melalui menu Lists > Custom List & Field Names > Employees dan masukkan data seperti pada contoh di bawah ini.



Sekarang anda telah memiliki nama filter yang diperlukan, untuk dapat mengimpor data secara benar anda harus membuat daftar untuk masing-masing filter sama persis dengan data pada masing-masing kolom filter dari data yang akan diimpor.

Gunakan Menu Lists > Custom Lists > Employees, kemudian lengkapi masing-masing filter.

Seluruh data filter yang digunakan dalam data yang akan diimpor harus diinput secara sama persis, termasuk penggunaan huruf kapital. Setelah seluruh data selesai diinput anda dapat melakukan impor. Perhatikan pesan yang diberikan MYOB setelah proses impor selesai.


Mengimpor Data Pelanggan / Supplier
Proses impor data pelanggan, terutama bila data pelanggan yang diimpor menyertakan data salesman per pelanggan, harus dilakukan setelah data karyawan (salesman) telah diimpor.

Dalam mengimpor data pelanggan selain mempersiapkan nama dan data filter seperti yang dilakukan pada proses impor data karyawan di atas, anda harus memastikan bahwa nama salesman pada data pelanggan yang akan diimpor sama persis dengan nama salesman pada data karyawan, atau data pelanggan tersebut akan ditolak (reject).

Pada proses impor data supplier hanya data filter supplier yang harus anda persiapkan terlebih dahulu.


Mengimpor Data Item / Persediaan
Tahapan yang sama anda lakukan dalam proses impor data persediaan, hanya tidak seluruh informasi pada data persediaan dapat anda impor. (untuk beberapa versi terakhir telah dapat dilakukan)

Data Bill of Material (BOM), tidak dapat diimpor, sehingga setelah data item selesai diimpor anda harus menginput data BOM satu per satu secara manual.

Masuk melalui tab Auto-build pada data item, dan lengkapi komponen produksi yang digunakan beserta jumlah item yang digunakan.